اگر با امور حسابداری آشنایی داشته باشید احتمالا بارها نام اصلاح و بستن حسابها به گوشتان خورده است. عملیات بستن حسابها یکی از مهم ترین و ضروری ترین عملیاتی است که باید در هر مجموعه اقتصادی با دقت کامل انجام شود. حسابداران، افرادی هستند که می توانند با توجه به تخصص خود در این زمینه، این عملیات را به نحو احسن انجام دهند. بنابراین اگر دارای مجموعه اقتصادی هستید، حتما به یک حسابدار برای اصلاح و بستن حسابها نیاز پیدا خواهید کرد. در این مقاله می خواهیم به بحث پیرامون بستن و اصلاح انواع حساب های مالی بپردازیم.
تعریف اصلاح و بستن حسابها در حسابداری
به صفر کردن مانده همه حساب ها در پایان هر دوره مالی، اصلاح و بستن حسابها می گویند. در این عملیات، تکلیف همه مانده های حساب ها تعیین می شود. بستن حسابها در خدمات حسابداری، باعث می شود که صاحبان مجموعه اقتصادی با توجه صورت حسابها، از نحوه عملکرد خود آگاهی یابند. انجام این عملیات برای تهیه و تنظیم دقیق اظهارنامه مالیاتی بسیار ضروری است. همچنین برنامه ریزی های مالی برای دوره مالی بعدی بر اساس این صورت حساب ها صورت می گیرد. عملیات بستن حسابها باید با دقت بالا و در طی مراحل خاصی انجام شود.
اهمیت اصلاح و بستن حسابها در چیست؟
شاید فکر کنید که اصلا اصلاح و بستن حسابها در یک مجموعه اقتصادی چه اهمیتی دارد؟ در پاسخ به این سوال باید بگوییم که بستن حساب ها یکی از مهم ترین و ضروری ترین عملیات هایی است که حتما باید در پایان هر دوره مالی انجام شود. زیرا امور مالی و تصمیمات مربوط به آن بر اساس این عملیات صورت می گیرند. بنابراین دقیق بودن و واقعی بودن اعداد، ارقام و آمار در این زمینه بسیار مهم می باشد.
ارائه اطلاعات اشتباه در خصوص اصلاح و بستن حساب ها باعث می شود که مجموعه تصمیمات نادرست و ناکارآمدی در زمینه امور مالی مجموعه بگیرد. همچنین تهیه صورت های مالی اشتباه برای دوره جاری و دوره بعدی نیز یکی از مشکلات بستن حساب ها به صورت اشتباه است. در نتیجه ممکن است این تصمیمات خسارات و ضرر های مختلفی را باعث شوند.
بستن حسابها در چه زمانی انجام می شود؟
زمان و اصلاح بستن حساب ها به نوع حساب و امور مالی مجموعه اقتصادی بستگی دارد. به صورت کلی بستن حساب ها ممکن است در طی دوره مالی و یا در پایان دوره مالی صورت گیرد. گاهی در طی دوره مالی، عملیات بستن حساب ها به صورت کامل انجام نمی شود. اما انجام کامل بستن حساب ها در پایان هر دوره مالی ضروری است. البته حسابدار می تواند در هر زمان که نیاز باشد، نسبت به اصلاح و بستن حساب ها اقدام کند. بستن حساب ها در پایان دوره مالی پیچیده تر و اساسی تر بوده و جهت صدور سند اختتامیه انجام می شود.
بستن انواع حسابها در حسابداری[spacer height=”20px”]
[spacer height=”20px”]
قبل از آنکه به نحوه اصلاح و بستن حساب ها بپردازیم بهتر است با انواع حساب ها در خدمات حسابداری آشنا شوید. زیرا نحوه بستن هر یک از این حساب ها با هم فرق می کند. به طور کلی، حساب های یک مجموعه اقتصادی به سه دسته حساب موقت، حساب دائمی و حساب مختلط تقسیم می شوند.
حساب های موقت حساب هایی هستند که در پایان هر دوره مالی به صورت کامل بسته می شوند. یعنی مانده آن ها به دوره مالی بعدی منتقل نخواهد شد. این حساب ها شامل درآمد، برداشت، هزینه و … می شوند که به آن ها حساب های سود و زیانی نیز می گویند. هزینه حقوق و دستمزد، فروش، هزینه قبوض و … جزء این هزینه ها می باشند.
حساب های دائمی
حساب های دائمی حساب هایی هستند که مختص به یک دوره مالی خاص نیستند و مانده آن ها به دوره مالی بعدی منتقل می شود. حساب هایی مانند سرمایه، دارایی ها، بدهی ها و … جزء این حساب ها می باشند.
حساب های مختلط
حساب های مختلط، حساب هایی هستند که بخشی از آن ها موقت و بخش دیگری از آن ها دائمی می باشد. در واقع این حساب ها حساب هایی دائمی باشند که بخشی از مانده آن ها به عنوان درآمد یا هزینه از آن ها جدا می شود. در پایان دوره مالی بخش های موقت و دائم این حساب ها از هم تفکیک می شوند.
اصلاح و بستن حسابهای موقت در پایان دوره مالی
اصلاح و بستن حساب های موقت در پایان دوره مالی با استفاده از خلاصه سود و زیان انجام می شود. بستن این حساب ها در سه مرحله اصلی بستن حساب درآمد، بستن حساب هزینه و بستن حساب سود و زیان جاری صورت می گیرد. برای بستن حساب درآمد یا فروش، حساب درآمد بدهکار شده و حساب سود و زیان جاری بستانکار می شود. با بدهکار شدن حساب سود و زیان جاری و بستانکار شدن حساب های هزینه ای، این حساب نیز بسته خواهد شد.
در مرحله آخر، مانده حساب موقت به یعنی سود و زیان جاری به حساب سود و زیان انباشته بسته می شود. اگر مجموعه زیان ده باشد بستن حساب با بدهکار شدن حساب سود و زیان انباشته، بسته خواهد شد. اما اگر مجموعه سودده باشد، بستن حساب با بستانکار بودن حساب سود و زیان انباشته، بسته می شود.
بستن حسابهای دائمی در پایان دوره مالی
اصلاح و بستن حسابهای دائمی یکی از حساس ترین عملیات هایی است که باید در پایان هر دوره مالی صورت گیرد. تخصیص اندوخته قانونی، صدور سند تعدیل ماهیت و صدور و ثبت سند اختتامیه جزء سه مرحله اصلی بستن حساب های دائمی هستند. بر اساس مواد 238 و 140 قانون تجارت، هر شرکت موظف است که یک بیستم سود خالص خود را به عنوان اندوخته قانونی موضوع نماید.
گاهی در اصلاح و بستن حسابها پیش می آید که برخی از حساب ها دارای مغایرت هستند. در واقع مانده این حساب ها با مانده دفتر معین دارای مغایرت می باشد. در این صورت باید ماهیت حساب ها تعدیل شوند. برای تعدیل کردن باید طرف مقابل هایی به میزان مغایرت دو حساب ایجاد کرد. مرحله آخر بستن حساب های دائمی، صدور و ثبت سند اختتامیه است. برای صدور این سند باید مانده نهایی تمامی حساب های دائمی محاسبه و تایید شده باشد.
حسابهای مختلط چگونه بسته می شوند؟[spacer height=”20px”]
[spacer height=”20px”]
اصلاح و بستن حسابهای مختلط همانند حساب های دائمی صورت می گیرد. همان طور که قبلا اشاره کردیم، حساب های مختلط همان حساب های دائمی هستند که بخشی از مانده آن ها تفکیک می شود. به فرایند تفکیک شدن مانده این حساب ها، اصلاح حساب یا تعدیل حساب می گویند. بعد از انجام تعدیل و اصلاح، حساب مختلط به یک حساب دائمی تبدیل می شود.
