تنظیم بودجه و پیش بینی هزینه های پروژه

در زمینه ی امور حسابداری، پروژه بدون بودجه همچون ماشین بدون سوخت است. در مراحل ایجاد یک پروژه، تامین مالی شروع پروژه و راه اندازی تمام منابع، بسیار ضروری است. اگر در یک شرکت پروژه محور، به عنوان مدیر کار می کنید، تنظیم بودجه پروژه و کمک به چرخش آن‌ها، به احتمال زیاد مسئولیت اصلی شما خواهد بود.11
در نگاه اول، کل بودجه ممکن است ترسناک به نظر برسد، اما در نهایت، متوجه خواهید شد که تنها چیزی که نیاز دارید این است که برنامه را تکمیل کنید.

بودجه بندی پروژه چیست؟

قبل از اینکه به زیر و بم تنظیم بودجه پروژه بپردازیم، بیایید در وهله اول تعریف کنیم که بودجه پروژه چیست؟

بودجه در یک پروژه هزینه های ترکیبی تمام فعالیت ها، وظایف و نقاط عطف است که پروژه باید انجام دهد. به طور خلاصه می توان گفت بودجه، کل مبلغی است که برای اتمام پروژه نیاز دارید و این مبلغ بایستی توسط همه سهامداران شرکت کننده تایید شود.

افراد باید در مراحل ابتدایی، شروع به تنظیم بودجه پروژه  کنند و تا زمان رسیدن به نتیجه و یا خط پایان به نظارت بر آن ادامه دهند. بودجه پروژه با برنامه ریزی دقیق و خدمات اقتصادی نوین همراه است که در آن مقیاس بندی منظم و پایدار برای بقای شرکت بسیار مهم است.

چرا بودجه بندی در یک پروژه مهم است؟

سه دلیل برای توضیح و اثبات میزان اهمیت برنامه بودجه پروژه وجود دارد:

اول: بودجه بندی در ابتدای مسیر یک رکن اساسی در تامین بودجه پروژه است. اعداد و ارقام ثبت شده به ذینفعان نشان می دهد که دقیقاً چه میزان پول جهت تکمیل پروژه و در چه مواقعی مورد نیاز است.

دوم: یک بودجه بندی ایده آل و برنامه ریزی شده، اصولا، مبنایی کلی برای کنترل هزینه‌های پروژه فراهم می نماید. تخمین بودجه نهایی به فرد کمک می کند تا هزینه واقعی پروژه را با بودجه مصوب اندازه گیری کنید و بداند چقدر هزینه قبلاً صرف شده است. این کار، درک درستی از چگونگی پیشرفت پروژه و اینکه آیا نیاز به ایجاد تغییراتی در برنامه هست یا خیر، می دهد.
سوم: بودجه پروژه تأثیر مستقیمی بر ثبات مالی شرکت دارد. زمانی که بودجه پروژه به طور عملی و با در نظر گرفتن محدودیت های منابع محاسبه شود، حاشیه عملیاتی را افزایش می دهد و نتیجه کلی پروژه را بهبود می بخشد.

انواع هزینه های یک پروژه معمولی

در خدمات حسابداری، برنامه ریزی و تنظیم بودجه پروژه یک گام اساسی در ترسیم بودجه پروژه است. برای انجام این کار، ابتدا باید فهرستی از موارد مرتبط با پروژه را ایجاد کنید. در اینجا به چند نمونه از دسته‌های متداول بودجه پروژه اشاره شده است.

منابع انسانی: نرخ حقوق کارگران تمام وقت و موقت

مخارج سفر: هر کسی که برای انجام کارهای پروژه (از جمله بودجه برای وعده های غذایی و اقامت) از یک مکان به مکان دیگر سفر می کند.

هزینه های آموزشی: کنفرانس ها، کارگاه های آموزشی، پیمانکاران خارجی

منابع مادی: همه مواردی که ممکن است تیم شما برای انجام کار به آنها نیاز داشته باشد، از جمله نرم افزار، تجهیزات یا سایر مواد منحصر به فرد

هزینه های تحقیق: مطالعات یا داده ها برای حمایت از پروژه شما و ارائه بهترین ارزش

خدمات حرفه ای: مشاوره حقوقی، مشاوران، شرکت های تحقیقات بازار و غیره.

مخارج سرمایه ای: تجهیزات یا ارتقاء فنی برای تکمیل پروژه

ذخایر احتمالی: وجوه اضطراری برای امکان انعطاف پذیری و کاهش خطرات ناشی از مازاد بودجه، معمولاً 10-5 درصد بودجه

برخی از هزینه‌ها، مانند هزینه‌های آموزش برای آموزش استفاده از یک محصول یا هزینه‌های تعمیر و نگهداری، اغلب توسط مدیران نادیده گرفته می‌شوند، بنابراین مهم است که در صورت وجود هزینه‌های مرتبط با پروژه که پس از تکمیل آن انجام می‌شود، از قبل فکر کنید.

تنظیم بودجه پروژه در 5 مرحله

همه افراد این را می دانند که تخمین میزان و هزینه پروژه ‌ها چالش برانگیز است. چون هر پروژه ‌ای بنا به ماهیت منحصر به فردی که دارد مانند یک محصول، خدمات یا تغییر کسب و کار متغیر است.
بنابراین بهتر است علاوه بر به‌کارگیری روش‌های بودجه‌بندی پروژه، باید به روال ساده برنامه‌ریزی بودجه پروژه پایبند باشید. اساساً در خدمات حسابداری، پنج مرحله‌ی زیر می‌تواند به برنامه ریزی درست امور مالی و ایجاد خلاصه ‌ای از بودجه پروژه کمک کند:

1. پروژه خود را به وظایف و نقاط عطف تقسیم کنید: در این‌ مرحله، ایجاد لیست امور و وظایف، به شما درک درستی از آنچه نیاز هست برای انجام دادن می دهد و به شما در مدیریت هزینه پروژه کمک زیادی می کند. اگر از قبل یک لیست کار دارید، خوب است و می توانید از همان ابتدای تنظیم بودجه شروع کنید. اما اگر این کار را هنوز انجام نداده‌اید، ابتدا شروع کنید به ایجاد و برقراری یک محدوده مشخص  و همه کارهایی که پرسنل یا اعضای شرکت باید انجام دهند را یادداشت کنید.
2. هر مورد را در لیست وظایف، تخمین بزنید: اکنون زمان آن است که به هر موردی که در لیست وظایف نوشته اید یک تخمین خوش بینانه بدهید. در این مرحله از تنظیم بودجه، تمام منابع و مواد مورد نیاز برای عملکرد خوب و بازدهی بیشتر را شناسایی کنید و آنها را در لیست برآورد خود، در زمان محاسبه قیمت بگنجانید.
3.  تخمین های به دست آمده را با هم جمع کنید: این احتمالاً یکی از آسان‌ترین بخش‌های فرآیند بودجه‌بندی پروژه است، به خصوص اگر صفحه‌گسترده‌ای با دو ستون دارید: ستون وظایف و ستون هزینه‌ها. بنابراین، شما قادر خواهید بود نتیجه کلی سریع را محاسبه کنید.
4. موارد احتمالی و مالیات را اضافه کنید: در این مرحله کار از محکم کاری عیب نمیکند. البته، شما نمی توانید صددرصد در زمینه برآورد نهایی مطمئن باشید، زیرا هر یک از مواردی که گفته شد قطعا همیشه تغییر می کند. با اضافه کردن موارد احتمالی و هزینه مالیات، مطمئن خواهید شد که هزینه پروژه از بودجه بیشتر نمی شود و میزان برآورد شما به هزینه های پایانی که در نهایت خرج می کنید نزدیک تر است. اگر همچنان نمی دانید که چه مقدار احتمالی باید به لیست اضافه کنید، کارشناسان مدیریت تنظیم پروژه همیشه توصیه می کنند که 10درصد از کل هزینه را مدنظر قرار دهید.
5. دریافت تاییدیه: صحبت با مدیر شرکت یا پروژه خود جهت تایید هزینه های پروژه، آخرین مورد در فرآیند تنظیم بودجه پروژه در خدمات حسابداری خواهد بود.

برای انجام بودجه بندی پروژه مدنظر می توانید از شرکت حسابدار برتر کمک بگیرید.