پلمپ دفاتر قانونی، اقدامی ضروری برای تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی فعال در حوزه تجارت و بازرگانی است. این فرآیند به معنای تأیید و اعتبار بخشی به دفاتر حسابداری توسط مراجع ذیصلاح بوده و نقشی کلیدی در حفظ حقوق و تعهدات مالی صاحبان مشاغل ایفا می کند. کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که اقدام به ثبت شرکت می کنند، برای اظهار هزینه ها، ثبت معاملات و درآمدهای خود، به دفاتر پلمپ نیاز دارند. تمامی صفحات این دفاتر در ادارات مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند و شرکت ها بایستی تمامی عملکرد مالی خود را در این دفترها ثبت کنند.
همچنین در صورت عدم فعالیت نیز بایستی برای اعلام عدم فعالیت، دفاتر پلمپ خود را به همان شکل سفید به حوزه دارایی مربوطه تحویل دهند. در حال حاضر، افراد می توانند از طریق سامانه آنلاین اداره ثبت شرکت ها، برای ثبت اخذ پلمپ دفاتر اقدام کنند.
در این مقاله قصد داریم به بررسی جامع ابعاد مختلف پلمپ دفاتر قانونی، از جمله سامانه مربوطه، مراحل و مدارک مورد نیاز، اظهار نامه و شیوه پلمپ دفاتر تجاری بپردازیم.
آنچه در این مقاله میخوانید :
سامانه پلمپ دفاتر
سامانه پلمپ دفاتر به عنوان بستر الکترونیکی نقش مهمی در تسهیل و تسریع این امر ایفا می‌کند. متقاضیان می‌توانند با مراجعه به آدرس http://irsherkat.ssaa.ir وارد سامانه پلمپ دفاتر شوند. برای ورود به سامانه، نیاز به نام کاربری و رمز عبور است.
در صورت عدم عضویت در سامانه، متقاضی می تواند با کلیک بر روی گزینه ثبت نام، نسبت به ایجاد حساب کاربری خود اقدام نماید.
- پس از ورود به سامانه، از منوی سمت راست گزینه ثبت درخواست پلمپ را انتخاب نمایید.
- در این مرحله، نوع شخصیت (حقیقی یا حقوقی) و سال مالی مورد نظر را مشخص کنید.
- سپس با تکمیل فرم های مربوطه، اطلاعات دقیق مربوط به فعالیت خود را وارد نمایید. در بخش اطلاعات دفاتر، نوع و تعداد هر یک از دفاتر مورد نیاز را مشخص کنید. پس از اتمام فرآیند ثبت اطلاعات، بر روی گزینه ثبت نهایی کلیک کنید.
- در مرحله بعد، هزینه های قانونی مربوط به پلمپ دفاتر به صورت الکترونیکی و از طریق درگاه های پرداخت موجود در سامانه قابل پرداخت است؛ پس از پرداخت موفقیت آمیز، رسید الکترونیکی صادر خواهد شد.
- در این مرحله، متقاضی موظف به بارگذاری مدارک مورد نیاز به صورت الکترونیکی در سامانه است. لیست کامل مدارک مورد نیاز در بخش راهنمای سامانه قابل مشاهده است. پس از بارگذاری هر یک از مدارک، بر روی گزینه ارسال کلیک کنید.
در هر مرحله از فرآیند پلمپ دفاتر، متقاضی با مراجعه به بخش پیگیری درخواست، از وضعیت درخواست خود مطلع می‌شود. در این بخش، شماره رهگیری درخواست برای پیگیری الزامی است. متقاضیان پس از ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی، می توانند از طریق سامانه پلمپ دفاتر و با وارد کردن شناسه ملی و کد رهگیری، نسبت به پیگیری وضعیت درخواست خود اقدام نمایند.
اظهار نامه پلمپ دفاتر
اظهار نامه پلمپ دفاتر به عنوان سندی رسمی، اطلاعات مربوط به نوع فعالیت، دوره مالی و مشخصات دفاتر مورد تقاضا را به مراجع ذیصلاح ارائه می دهد. تکمیل دقیق و صحیح این اظهار نامه، در تسریع فرآیند پلمپ دفاتر نقشی اساسی دارد.
مراحل و شیوه پلمپ دفاتر تجاری
مراحل کلی پلمپ دفاتر تجاری به شرح ذیل است:
- ثبت درخواست در سامانه پلمپ دفاتر: متقاضی با مراجعه به سامانه مذکور و تکمیل فرم های مربوطه، درخواست خود را به صورت الکترونیکی ثبت می نماید.
- پرداخت هزینه ها: پس از ثبت درخواست، متقاضی موظف به پرداخت هزینه های قانونی پلمپ دفاتر از طریق درگاه های الکترونیکی موجود در سامانه است.
- ارائه مدارک: در این مرحله، مدارک مورد نیاز از جمله مدارک ثبتی، هویتی و مالیاتی متقاضی به صورت حضوری یا الکترونیکی ارائه می‌شود.
- بررسی و تأیید مدارک: کارشناسان مربوطه در اداره ثبت شرکت ها به بررسی مدارک ارائه شده می پردازند و در صورت صحت و کامل بودن، نسبت به تأیید آنها اقدام می نمایند.
- پلمپ دفاتر: پس از تأیید مدارک، دفاتر قانونی متقاضی توسط مراجع ذیصلاح پلمپ و مهر و امضاء می‌شود.
مدارک مورد نیاز اخذ پلمپ دفاتر
همانطور که در بخش قبل اشاره شد، برای اخذ پلمپ دفاتر قانونی ارائه مدارک مختلفی به مراجع ذیصلاح الزامی است. در این بخش به شرح تفصیلی هر یک از این مدارک می پردازیم:
مدارک ثبتی:
اشخاص حقیقی:
- کپی برابر اصل پروانه کسب یا جواز فعالیت
- کپی برابر اصل سند مالکیت یا اجاره نامه محل فعالیت
اشخاص حقوقی:
- کپی برابر اصل روزنامه تأسیس شرکت
- کپی برابر اصل آگهی تأسیس شرکت
- کپی برابر اصل آخرین تغییرات شرکت در روزنامه رسمی
مدارک هویتی:
اشخاص حقیقی:
- کپی برابر اصل کارت ملی متقاضی
اشخاص حقوقی:
- کپی برابر اصل کارت ملی مدیرعامل
- کپی برابر اصل آگهی انتخاب مدیران شرکت مدارک مالیاتی
- کپی برابر اصل آخرین برگ اظهارنامه مالیاتی
- کپی برابر اصل رسید پرداخت مالیات سال‌های گذشته (در صورت وجود)
نکات تکمیلی:
- تمامی مدارک ارائه شده باید دارای اعتبار زمانی باشند.
- ارائه کپی مدارک به صورت الکترونیکی در سامانه پلمپ دفاتر امکان پذیر است.
- در صورت وجود وکیل برای انجام مراحل پلمپ دفاتر، ارائه وکالتنامه و مدارک هویتی وکیل الزامی است.
- مدارک مربوط به اشخاص حقوقی باید به نام شرکت و با مهر و امضاء مدیرعامل ارائه شوند.
جمع بندی
پلمپ دفاتر قانونی به عنوان یکی از الزامات قانونی برای تمامی فعالان اقتصادی، نقشی کلیدی در شفافیت و سلامت فعالیت های تجاری ایفا می کند و فرآیندی ضروری برای حفظ سلامت نظام اقتصادی و جلوگیری از تخلفات مالی است. این امر به شفافیت و اطمینان در معاملات تجاری کمک می‌کند و از بروز سوء استفاده و تقلب جلوگیری می کند. صاحبان کسب و کار موظفند مطابق با قوانین و مقررات مربوطه، دفاتر قانونی خود را پلمپ کنند.
عدم پلمپ منجر به جریمه های سنگین و مجازات های قانونی می شود. در همین راستا دولت ها باید در جهت آگاه سازی و آموزش صاحبان کسب و کار در مورد قوانین و مقررات مربوط به پلمپ دفاتر قانونی تلاش کنند و باید نظارت خود را بر این فرآیند افزایش دهند تا از بروز تخلفات جلوگیری شود.
