امور حسابداری یکی از اجزای مهم هر کسب و کار است، حتی اگر شامل یک نفر باشد؛ غیرممکن است که تمام اطلاعات را در ذهن خود نگه دارید. ثبت و تهیه گزارش، سپس تجزیه و تحلیل آنها و نتیجه گیری از آن ها یک استراتژی مهم است. به این ترتیب می‌توانید سریع‌تر رشد کنید، به سطوح جدیدی از سودآوری برسید و به وضوح تجارت خود را درک کنید.
گزارش مدیریتی چیست و چرا به آن نیاز است؟
گزارش مدیریتی مجموعه ای از گزارش های شرکت در مورد فرآیندهای داخلی و عملکرد آن است و به نوعی می توان گفت که یک خدمات حسابداری است. گزارش مدیریت داخلی به منظور افزایش کارایی شرکت، درک روشن رهبران امور داخلی و تعیین اهداف آینده استفاده می شود.
گزارش مدیریت بیرونی برای پیمانکاران، سرمایه گذاران، مشتریان احتمالی، سازمان های اعتباری و بیمه تهیه می شود تا وضعیت داخلی شرکت را نشان دهد و ریسک های همکاری را ارزیابی کند.
خدمات حسابداری باید شرایط زیر را برآورده کند:
- دقت: این نیاز اصلی برای گزارش مدیریت است. به عنوان مثال هنگام تنظیم ترازنامه مدیریت باید برابری بدهی ها و دارایی ها رعایت شود. اگر این شاخص ها همگرا نباشند، پس نمی توانید به اظهارات اعتماد کنید، باید به دنبال خطاها باشید و به تعادل کامل برسید.
- بهره وری: تعداد گزارش ها در خدمات حسابداری توسط شرکت تعیین می شود. هرچه فرآیندهای تجاری بیشتر باشد، اغلب لازم است که آن را انجام دهید و در اختیار رهبران شرکت قرار دهید تا کسب و کار خود را رونق دهند.
- اطلاع رسانی به طور معمول، ترکیب گزارش‌های مدیریت شامل تجزیه و تحلیل درآمد، ارزیابی سودآوری، پیش‌بینی سود و در دسترس بودن وجه نقد است اما می‌توان آن را با گزارش‌های اضافی که شرکت تصمیم به حفظ آن می‌کند نیز پشتیبانی کرد.
انواع گزارش مدیریتی
گزارش مدیریتی مشابه خدمات حسابداری است، زیرا به انواع زیر تقسیم می شود:
- صورت جریان های نقدی (DDS)
- بیانیه نتایج مالی (سود و زیان)
- تعادل مدیریتی
علاوه بر این، در نظر بگیرید که چه اسنادی گزارش مدیریت را تشکیل می دهند:
- گزارش حساب های پرداختنی
- گزارش حساب های دریافتنی
- گزارش موجودی مواد خام
- گزارش تدارکات
- گزارش موجودی محصولات نهایی
- گزارش هزینه تولید
- گزارش هزینه های حمل و نقل
- گزارش فروش
- گزارش حاشیه سود
- گزارش هزینه های تجاری
- گزارش حقوق و دستمزد
- گزارش در مورد نقص ها و عیوب ساخت
- گزارش فعالیت عملیاتی
- گزارش فعالیت های مالی
- گزارش فعالیت های سرمایه گذاری
روش گردآوری و نمونه های گزارش مدیریتی شرکت
گزارش مدیریت تنظیم نمی شود، بنابراین به صورت جداگانه بر اساس خواسته ها و نیازهای شرکت تدوین می شود. در زیر به سه مورد از محبوب‌ترین گزارش‌ها اشاره می‌کنیم:
صورت جریان وجوه نقد
گزارش DDS اصلی ترین گزارش در حسابداری مدیریت است. با با استفاده ازآن می توانید دریافت ها، پرداخت ها و مانده وجوه را کنترل کنید. برای نگهداری دقیق DDS، تمام عملیات شرکت در گزارش وارد می شود که به شما امکان می دهد متوجه شوید که چه مقدار پول نقد و در حساب جاری دارد.
ساختار گزارش دهی DDS به سه بخش تقسیم می شود:
- فعالیت فعلی درآمدها برای نوع اصلی فعالیت (فروش، خدمات و سایر انواع کار) و حذف وجوه (تعمیرات، مواد اولیه، تبلیغات، مالیات، دستمزد و غیره) ثابت است. از این شاخص می توان برای تعیین میزان جریان نقدی یک شرکت برای توسعه و پوشش همزمان تعهدات خود استفاده کرد.
- فعالیت های مالی جریان های مالی مرتبط با فعالیت نشان داده شده است. بر اساس این شاخص، مطالبات احتمالی آتی بستانکاران محاسبه می شود.
- فعالیت های سرمایه گذاری دریافت و دفع مربوط به عملیات املاک، تجهیزات، حمل و نقل و غیره را نشان می دهد.
به لطف این تقسیم‌بندی، می‌توانید به دقت درک کنید که در طول روز، هفته، ماه، سه ماهه و سال چقدر و در چه دسته‌هایی پول به شرکت وارد می شود.
گزارش درآمد و هزینه
بر اساس نتایج این گزارش، می‌توانید سودآوری کل شرکت یا حوزه‌های آن را تعیین کنید و همچنین اثربخشی مدل کسب‌وکار مورد استفاده را تحلیل کنید. در گزارش درآمد و هزینه (سود-زیان یا P&L)، می‌توانید جزئیات دقیق سود و زیان کل را حساب کنید، در نتیجه کسب و کار خود را تا کوچک‌ترین جزئیات درک کنید.
معمولاً در عمل، شاخص های اصلی گزارشگری مدیریت زیر در P&L نگهداری می شوند:
- کل درآمدها: سود کل شرکت برای دوره های متفاوت به دسته های مختلف تقسیم می شود.
- هزینه های ثابت: هزینه هایی که به تعداد محصولات تولید شده، فروش و خدمات بستگی ندارد.
- هزینه های متغیر: هزینه هایی که به حجم محصولات تولید شده بستگی دارد.
- سود حاشیه ای: بخشی از کل درآمد که پس از کسر هزینه های متغیر باقی می ماند.
- سود عملیاتی: بخشی از سود نهایی پس از کسر هزینه های ثابت.
- سود ناخالص: تفاوت بین درآمد فروش و بهای تمام شده محصولات (خدمات).
- قیمت: هزینه هر واحد یک محصول یا خدمات.
- سود خالص: کل درآمدی که تمام هزینه ها از آن کم می شود.
دقت حفظ این گزارش به طور رسمی برای خدمات حسابداری هر کسب و کاری اجباری است، اگرچه این موضوع در قانون مشخص نشده است. به لطف این شاخص ها، می توان فهمید که آیا اصلاً ارزش ادامه دادن دارد یا خیر؟ آیا شرکت در مسیر درست حرکت می کند؟ و به چه جنبه هایی باید توجه شود.
نکاتی در مورد روش انجام گزارش مدیریتی
اصول گزارش مدیریتی در هر کسب و کاری صرف نظر از مقیاس، مشابه است. مدیر برای دستیابی به خدمات حسابداری ثابت و صحیح باید چندین قدم بردارد.
- ارزیابی مشکلات: این مرحله مهمی است که در آن مدیریت شرکت باید بداند که چرا گزارش مدیریت مورد نیاز است، آیا معرفی آن منطقی است و آیا سرمایه گذاری زمان، تلاش و پول در آن نتیجه می دهد یا خیر.
- وظایف را تعیین کنید: تعیین اهداف ضروری است که باید از طریق تشکیل و تجزیه و تحلیل گزارش مدیریت شرکت به دست آیند.
- منابع و نیروها را ارزیابی کنید: این مهم است که بفهمید با تلاش و کارمندان شما به چه اهدافی دست خواهید یافت و برای چه چیزی باید نیروهای خارجی را جذب کنید.
- افراد مسئول را تعیین کنید: کارکنانی را بیابید که گزارش های مدیریت داخلی و خارجی را حفظ کنند. اگر سازمان کوچک است، در این صورت تماس با یک سرویس تخصصی سودآورتر از استخدام یک کارمند تمام وقت است.
- کاربران گزارش مدیریت را پیدا کنید: کارکنانی را تخصیص دهید که بر اساس گزارش های دریافتی، تصمیمات استراتژیک مهمی برای شرکت بگیرند.
- فرآیندها را تعریف کنید: تمام فرآیندهای تجاری که باید در سیستم حسابداری مدیریت و گزارشگری ظاهر شوند را انتخاب کنید.
- تدوین قوانین و مقررات: محتوای گزارش مدیریت باید الزامات سازمان را برآورده کند تا از هرج و مرج جلوگیری شود و یک درک مشترک از خدمات حسابداری برای همه کارکنانی که در این فرآیند دخیل خواهند بود تشکیل دهد.
