پلمپ دفاتر قانونی، اقدامی ضروری برای تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی فعال در حوزه تجارت و بازرگانی است. این فرآیند به معنای تأیید و اعتبار بخشی به دفاتر حسابداری توسط مراجع ذیصلاح بوده و نقشی کلیدی در حفظ حقوق و تعهدات مالی صاحبان مشاغل ایفا می کند. کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که اقدام به ثبت شرکت می کنند، برای اظهار هزینه ها، ثبت معاملات و درآمدهای خود، به دفاتر پلمپ نیاز دارند. تمامی صفحات این دفاتر در ادارات مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند و شرکت ها بایستی تمامی عملکرد مالی خود را در این دفترها ثبت کنند.
همچنین در صورت عدم فعالیت نیز بایستی برای اعلام عدم فعالیت، دفاتر پلمپ خود را به همان شکل سفید به حوزه دارایی مربوطه تحویل دهند. در حال حاضر، افراد می توانند از طریق سامانه آنلاین اداره ثبت شرکت ها، برای ثبت اخذ پلمپ دفاتر اقدام کنند.
در این مقاله قصد داریم به بررسی جامع ابعاد مختلف پلمپ دفاتر قانونی، از جمله سامانه مربوطه، مراحل و مدارک مورد نیاز، اظهار نامه و شیوه پلمپ دفاتر تجاری بپردازیم.
آنچه در این مقاله میخوانید :
پلمپ دفاتر قانونی چیست؟
پلمپ دفاتر قانونی، فرآیندی است که طی آن، صفحات دفاتر تجاری قبل از هرگونه ثبت و استفاده، توسط مرجع قانونی مشخص، رسمیت و اعتبار مییابند. این فرآیند شامل شمارهگذاری ترتیبی کلیه صفحات، درج شماره ثبت شرکت (در مورد اشخاص حقوقی) و مهر و موم شدن هر صفحه به مهر اداره ثبت شرکتها است. این اقدام تضمین میکند که دفاتر از ابتدای امر، رسمی بوده و قابلیت استناد قانونی دارند.پیشنهاد می کنیم مقاله شماره پلمپ دفاتر قانونی را نیز بخوانید.
هدف از پلمپ دفاتر
هدف اصلی از پلمپ دفاتر، ایجاد یک سازوکار کنترلی برای حفظ اصالت و یکپارچگی سوابق مالی است. این اقدام چندین هدف مهم را دنبال میکند:
- اطمینان از عدم دستکاری: پلمپ دفاتر از ابتدا، امکان حذف، اضافه کردن یا جابجایی صفحات را پس از شروع استفاده از دفتر، عملاً غیرممکن یا بسیار دشوار میسازد.
- جلوگیری از ثبت متقلبانه: یکی از کارکردهای مهم پلمپ، جلوگیری از ثبت رویدادهای مالی با تاریخهای گذشته به صورت متقلبانه است. از آنجا که صفحات از قبل شمارهگذاری و مهر شدهاند، امکان درج معاملات ساختگی در تاریخهای پیشین به منظور تغییر نتایج مالی، به شدت محدود میشود.
- ایجاد مبنای قابل اتکا: دفاتر پلمپ شده، یک مبنای معتبر و قابل اتکا برای رسیدگیهای مالیاتی، حسابرسیهای قانونی و حتی حل و فصل اختلافات تجاری فراهم میکنند.
این فرآیند، فراتر از یک الزام اداری صرف، یک مکانیسم پیشگیرانه است. با پلمپ دفاتر، اطمینان حاصل میشود که رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع و در یک چارچوب غیرقابل تغییر ثبت میشوند. این اعتبار زمانی، برای محاسبات دقیق مالیاتی، ارزیابی صحیح عملکرد مالی شرکت و جلوگیری از بروز اختلافات احتمالی در آینده، حیاتی است.
در واقع، پلمپ دفاتر به نوعی شناسنامه مالی شرکت در طول یک سال مالی است که هرگونه تغییر در آن پس از صدور اولیه، اعتبار آن را مخدوش میسازد. این امر نه تنها برای نهادهای نظارتی، بلکه برای ذینفعان داخلی و خارجی نیز حائز اهمیت است، زیرا نشاندهنده تعهد به شفافیت و رعایت اصول اولیه حسابداری است.
اهمیت پلمپ دفاتر برای شرکتها و کسبوکارها
پلمپ دفاتر قانونی، یک تکلیف اداری صرف نیست، بلکه یک ضرورت اساسی با پیامدهای گسترده برای سلامت مالی و قانونی هر کسبوکار به شمار میرود. اهمیت این موضوع را میتوان در جنبههای مختلفی بررسی کرد:
نقش در شفافیت مالی و مالیاتی
دفاتر پلمپ شده، ستون فقرات شفافیت مالی در یک بنگاه اقتصادی هستند. این دفاتر، سوابق مدون، منظم و قابل ردیابی از کلیه فعالیتهای مالی ایجاد میکنند که مبنای اصلی برای محاسبات صحیح مالیاتی قرار میگیرند. قانونگذار با الزام به پلمپ دفاتر، به دنبال ایجاد سازوکاری است که امکان بررسی دقیق درآمدها، هزینهها و در نهایت، مالیات متعلقه را فراهم آورد. این شفافیت، هم به نفع دولت و هم به نفع خود کسبوکار است.
الزام برای ارائه اظهارنامه مالیاتی
یکی از کاربردهای اولیه و اساسی دفاتر پلمپ شده، استفاده از اطلاعات مندرج در آنها برای تهیه و تنظیم اظهارنامه مالیاتی است. در نظام مالیاتی ایران، اظهارنامه مالیاتی که مستند به دفاتر قانونی پلمپ شده نباشد، فاقد اعتبار لازم تلقی شده و میتواند منجر به عدم پذیرش اظهارنامه و تبعات بعدی آن شود. در حقیقت، دفاتر پلمپ شده، پشتوانه و مدرک اثباتی اطلاعات اعلام شده در اظهارنامه هستند.
ضرورت برای اخذ کارت بازرگانی
برای فعالان اقتصادی که در حوزه تجارت خارجی فعالیت میکنند، داشتن کارت بازرگانی یک الزام قانونی است. یکی از مدارک اصلی و ضروری برای درخواست اولیه یا تمدید اعتبار کارت بازرگانی، ارائه دفاتر تجاری پلمپ شده مربوط به سالهای فعالیت است. بدون این دفاتر، امکان بهرهمندی از مزایای کارت بازرگانی و انجام فعالیتهای صادراتی و وارداتی وجود نخواهد داشت.
جلوگیری از مشکلات حقوقی و جرائم
شاید مهمترین جنبه اهمیت پلمپ دفاتر، نقش پیشگیرانه آن در جلوگیری از مشکلات حقوقی و جرائم سنگین مالیاتی باشد. عدم تهیه و پلمپ دفاتر در مهلت مقرر، یا ارائه دفاتری که به دلیل ایرادات اساسی در تحریر مورد قبول سازمان امور مالیاتی قرار نگیرند ، میتواند منجر به پیامدهای وخیمی شود. از جمله این پیامدها میتوان به جریمههای مالیاتی قابل توجه، محرومیت از معافیتهای مالیاتی و در نهایت، تشخیص مالیات به صورت علیالرأس اشاره کرد. مالیات علیالرأس معمولاً بسیار بیشتر از مالیات واقعی بنگاه بوده و میتواند فشار مالی شدیدی را به کسبوکار تحمیل کند.
درک این نکته ضروری است که هزینه و زمان صرف شده برای پلمپ صحیح و بهموقع دفاتر، به مراتب کمتر از هزینههای ناشی از جرائم، مالیاتهای اضافی و از دست دادن اعتبار تجاری است. قانون، پلمپ دفاتر را الزامی کرده و عدم رعایت این الزام، از سوی نهادهای نظارتی میتواند به عنوان نشانهای از عدم شفافیت یا تلاش برای کتمان درآمد تلقی شود. این امر منجر به بیاعتمادی سازمان امور مالیاتی و فعال شدن سازوکارهای تنبیهی میشود. بنابراین، پلمپ دفاتر نه تنها یک تکلیف، بلکه یک سپر دفاعی برای کسبوکار در برابر ریسکهای مالیاتی و قانونی است.
علاوه بر این، اهمیت دفاتر پلمپ شده فراتر از مسائل مالیاتی صرف است. این دفاتر به عنوان اسناد رسمی و ممهور فعالیتهای مالی، میتوانند در اختلافات تجاری بین شرکا، با مشتریان، تامینکنندگان یا سایر طرفهای سوم، به عنوان مدرک معتبر و قابل استناد در مراجع قضایی مورد استفاده قرار گیرند. در نظام حقوقی ایران که به اسناد مکتوب و رسمی اهمیت ویژهای داده میشود، ارائه دفاتر قانونی پلمپ شده و صحیحالتحریر میتواند نقش تعیینکنندهای در اثبات ادعاها یا دفاع از حقوق کسبوکار داشته باشد و از دعاوی طولانی و پرهزینه جلوگیری کرده یا به حل سریعتر آنها کمک کند.
چه کسانی موظف به دریافت دفاتر پلمپ هستند؟
الزام به دریافت و پلمپ دفاتر قانونی، شامل تمامی فعالان اقتصادی نمیشود، بلکه قانونگذار گروههای مشخصی را مکلف به این امر نموده است. به طور کلی، این اشخاص به دو دسته اصلی تقسیم میشوند:
اشخاص حقوقی
کلیه اشخاص حقوقی که تحت قوانین ایران به ثبت رسیدهاند، فارغ از نوع فعالیت (تجاری، خدماتی، تولیدی، پیمانکاری و غیره) و میزان درآمد، مکلف به دریافت دفاتر پلمپ شده هستند. این شامل انواع شرکتهای تجاری مذکور در قانون تجارت (مانند شرکتهای سهامی خاص، سهامی عام، با مسئولیت محدود، تضامنی، نسبی، مختلط سهامی و غیرسهامی، و تعاونی) و همچنین موسسات غیرتجاری که به نوعی فعالیت انتفاعی انجام میدهند، میشود.
اشخاص حقیقی
بر اساس آییننامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیاتهای مستقیم، صاحبان مشاغل بر اساس شاخصهایی نظیر نوع و حجم فعالیت به سه گروه طبقهبندی میشوند. از این میان، صاحبان مشاغلی که در گروه اول مالیاتی قرار میگیرند، مکلف به پلمپ و نگهداری دفاتر روزنامه و کل هستند.
مصادیق اشخاص حقیقی گروه اول بر اساس آخرین اصلاحیههای آییننامه مذکور (موضوع ماده ۹۵ ق.م.م) به دو دسته تقسیم میشوند:
- اشخاصی که فارغ از حجم فعالیت، به دلیل نوع فعالیت خود در گروه اول قرار میگیرند:
- کلیه واردکنندگان و صادرکنندگان.
- صاحبان کارخانهها و واحدهای تولیدی و بهرهبرداران معادن دارای پروانه بهرهبرداری.
- صاحبان هتلهای سه ستاره و بالاتر.
- صاحبان بیمارستانها، زایشگاهها، درمانگاهها و کلینیکهای تخصصی.
- صاحبان مشاغل صرافی.
- صاحبان فروشگاههای زنجیرهای دارای مجوز فعالیت.
- صاحبان موسسات حسابرسی، حسابداری و دفترداری، خدمات مالی و ارائهدهندگان خدمات مدیریتی، مشاورهای، انفورماتیک و طراحی سیستم.
- صاحبان موسسات حمل و نقل موتوری، زمینی، دریایی و هوایی (اعم از مسافری یا باربری).
اشخاصی که بر مبنای حجم فعالیت (میزان فروش کالا و خدمات یا درآمد) در گروه اول قرار میگیرند:
به عنوان مثال، بر اساس آییننامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیاتهای مستقیم، صاحبان مشاغلی که درآمد ابرازی (فروش کالا یا فروش توام کالا و ارائه خدمت) دو سال قبل آنها و یا آخرین درآمد قطعی شده آنها (مشروط به ابلاغ برگ قطعی تا پایان دی ماه سال قبل) بیش از مبلغ معینی (مثلاً در یکی از بخشنامههای قدیمیتر، پنجاه و پنج میلیارد ریال) باشد، در گروه اول طبقهبندی میشوند. این مبالغ سالانه ممکن است تغییر کنند و مؤدیان باید به آخرین بخشنامههای سازمان امور مالیاتی در این خصوص توجه نمایند.
منطق این دستهبندی و محدود کردن الزام پلمپ دفاتر برای اشخاص حقیقی به گروه اول، نشاندهنده رویکرد سازمان امور مالیاتی برای تمرکز توان نظارتی خود بر کسبوکارهای بزرگتر و با گردش مالی بالاتر است.
این امر از یک سو بار تکالیف اداری و هزینههای مربوط به نگهداری دفاتر را برای مشاغل کوچکتر و با درآمد کمتر کاهش میدهد و از سوی دیگر، امکان حسابرسی دقیقتر و وصول مالیات عادلانهتر را از مؤدیان با اهمیتتر فراهم میکند. برای گروههای پایینتر (دوم و سوم)، معمولاً روشهای سادهتری برای نگهداری اسناد و مدارک و تعیین مالیات (مانند مالیات مقطوع در برخی موارد یا نگهداری اسناد درآمد و هزینه به شکل سادهتر) پیشبینی شده است.
انواع دفاتر قانونی
قانون تجارت ایران و قوانین مالیاتی، به انواع مختلفی از دفاتر اشاره کردهاند که تجار و شرکتها مکلف به نگهداری آنها هستند. با این حال، در فرآیند عملی پلمپ دفاتر که امروزه توسط اداره ثبت شرکتها (و به زودی به صورت کاملاً الکترونیکی تحت نظارت سازمان امور مالیاتی) انجام میشود، تمرکز بر دو دفتر اصلی است.
دفاتر رسمی
این دفاتر، هسته اصلی سیستم حسابداری دستی و مبنای تهیه گزارشهای مالی و اظهارنامه مالیاتی محسوب میشوند:
دفتر روزنامه: این دفتر، اولین و اساسیترین دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی یک واحد تجاری، به ترتیب تاریخ وقوع، در آن ثبت میشود. اطلاعاتی نظیر تاریخ رویداد، شرح معامله، نام حسابهای بدهکار و بستانکار، و مبالغ مربوطه در ستونهای مشخص این دفتر درج میگردد. دفتر روزنامه میتواند به دو صورت کلی وجود داشته باشد:
- دفتر روزنامه عمومی: دفتری که تمامی انواع معاملات و عملیات مالی شرکت در آن ثبت میشود.
- دفتر روزنامه اختصاصی (یا خصوصی): در شرکتهایی با حجم بالای معاملات تکراری (مانند خرید یا فروش اعتباری)، ممکن است برای تسهیل و تسریع در ثبت، از دفاتر روزنامه اختصاصی برای هر نوع معامله خاص (مانند دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه فروش، دفتر روزنامه پرداختهای نقدی، دفتر روزنامه دریافتهای نقدی) استفاده شود. در این صورت، جمع این دفاتر اختصاصی به صورت دورهای (مثلاً ماهانه) به دفتر روزنامه عمومی یا مستقیماً به دفتر کل منتقل میشود.
دفتر کل: دفتری است که اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه، پس از طبقهبندی، به آن منتقل میشود. در دفتر کل، برای هر حساب (مانند موجودی نقد، حسابهای دریافتنی، موجودی کالا، داراییهای ثابت، حسابهای پرداختنی، سرمایه، درآمد، هزینه و غیره) یک صفحه یا بیشتر اختصاص داده میشود. کلیه اقلام بدهکار و بستانکار مربوط به هر حساب از دفتر روزنامه به صفحه مخصوص آن حساب در دفتر کل منتقل شده و در نهایت، مانده هر حساب مشخص میگردد. طبق برخی مقررات، انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل باید حداکثر ظرف یک هفته انجام شود.
دفاتر با کاربرد کاهش یافته یا غیرالزامی در فرآیند پلمپ فعلی
قانون تجارت به دفاتر دیگری نیز اشاره کرده است که اگرچه سابقه قانونی دارند، اما در عمل و در فرآیند پلمپ فعلی، یا کاربرد خود را از دست دادهاند یا پلمپ نمیشوند:
دفتر دارایی: مطابق ماده ۹ قانون تجارت، دفتری است که تاجر باید هر سال لیست کاملی از کلیه داراییهای منقول و غیرمنقول، مطالبات و دیون (بدهیهای) سال گذشته خود را به ریز و به ترتیب در آن وارد و امضا نماید. این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام شود. با این حال، در رویه فعلی، هنگام پلمپ دفاتر تجاری، دفتر دارایی پلمپ نمیشود.
دلیل این امر آن است که با وجود ترازنامه (که خلاصهای از داراییها، بدهیها و سرمایه را در یک تاریخ معین نشان میدهد) و نرمافزارهای حسابداری پیشرفته که امکان تهیه گزارشهای دقیق از داراییها را فراهم میکنند، دفتر دارایی به شکل سنتی خود، کاربرد عملی چندانی ندارد.
دفتر کُپیه: ماده ۱۰ قانون تجارت، دفتر کپیه را دفتری تعریف میکند که تاجر باید کلیه مراسلات، مخابرات، صورتحسابهای صادره و وارده خود را به ترتیب تاریخ در آن ثبت یا الصاق نماید. با گسترش سیستمهای اتوماسیون اداری، استفاده از ایمیل و نرمافزارهای بایگانی الکترونیکی، این دفتر نیز عملاً کاربرد خود را از دست داده و در فرآیند پلمپ دفاتر، مورد توجه قرار نمیگیرد. در حال حاضر، تاکید اصلی بر پلمپ دفتر روزنامه و دفتر کل است.
دفاتر غیررسمی
علاوه بر دفاتر رسمی، واحدهای تجاری ممکن است از دفاتر دیگری نیز برای سهولت در امور حسابداری و کنترل بهتر حسابها استفاده کنند. این دفاتر، جنبه کمکی داشته و نگهداری آنها الزامی نیست و پلمپ هم نمیشوند. معروفترین این دفاتر، دفتر معین است. دفتر معین برای نگهداری جزئیات بیشتر برخی از حسابهای دفتر کل (که به صورت سرجمع در دفتر کل ثبت شدهاند) استفاده میشود. به عنوان مثال، دفتر معین بدهکاران (برای ریز حساب هر یک از مشتریان)، دفتر معین بستانکاران (برای ریز حساب هر یک از تامینکنندگان)، دفتر معین بانک (برای جزئیات هر حساب بانکی) یا دفتر معین اموال.
تحول در رویههای قانونی و عملی نشان میدهد که با وجود ذکر برخی دفاتر در متون قانونی قدیمیتر (مانند قانون تجارت که در زمانی تدوین شده که ابزارهای حسابداری و مدیریتی محدود بود)، نظام مالیاتی و ثبتی کشور، تمرکز خود را بر دفاتری قرار داده است که هسته اصلی ثبت و طبقهبندی رویدادهای مالی، یعنی دفتر روزنامه و دفتر کل، را تشکیل میدهند. این دو دفتر، ستون فقرات سیستم حسابداری (چه دستی و چه کامپیوتری که خروجی آن باید منطبق بر این دفاتر باشد) و مبنای اصلی تهیه گزارشهای مالی و حسابرسیهای مالیاتی هستند.
مهلت پلمپ دفاتر قانونی در سال 1404
رعایت مهلتهای قانونی برای پلمپ دفاتر، یکی از مهمترین جنبههای این تکلیف است و عدم توجه به آن میتواند منجر به جرائم و مشکلات جدی برای فعالان اقتصادی شود.
قاعده کلی مهلت
به طور کلی، دفاتر قانونی هر سال مالی باید قبل از شروع آن سال مالی پلمپ شده باشند. این بدان معناست که مؤدی باید پیش از آغاز سالی که قرار است رویدادهای مالی آن را در دفاتر ثبت کند، نسبت به اخذ و پلمپ آن دفاتر اقدام نموده باشد.
برای اکثریت شرکتها و اشخاص حقیقی در ایران که سال مالی آنها منطبق بر سال شمسی (از اول فروردین تا پایان اسفند) است، آخرین مهلت درخواست و تکمیل فرآیند پلمپ دفاتر برای سال مالی بعد، معمولاً تا پایان اسفند ماه سال جاری است.
به عنوان مثال، برای پلمپ دفاتر قانونی مربوط به عملکرد سال مالی ۱۴۰۴ (که از اول فروردین ۱۴۰۴ آغاز و در پایان اسفند ۱۴۰۴ به اتمام میرسد)، مؤدیان مکلفند حداکثر تا پایان اسفند ماه ۱۴۰۳ نسبت به ثبت درخواست و تکمیل فرآیند پلمپ الکترونیکی دفاتر خود از طریق سامانه مربوطه اقدام نمایند.
کارشناسان مالیاتی همواره توصیه میکنند که فعالان اقتصادی، درخواست پلمپ دفاتر خود را به روزهای پایانی سال موکول نکنند و در اولین فرصت ممکن پس از باز شدن سامانه برای سال مالی جدید، اقدام نمایند. این اقدام پیشگیرانه میتواند از بروز مشکلات ناشی از تراکم کاری سامانهها در روزهای پایانی مهلت، یا مواجهه با خطاهای احتمالی و از دست رفتن زمان جلوگیری کند.
مهلت برای شرکتهای تازه تاسیس
شرکتها و موسساتی که به تازگی تاسیس میشوند و فعالیت خود را آغاز میکنند، معمولاً مهلت محدودتری پس از تاریخ ثبت رسمی شرکت در اداره ثبت شرکتها برای پلمپ دفاتر قانونی مربوط به اولین سال مالی فعالیت خود دارند. طبق برخی رویهها، این مهلت حداکثر تا دو ماه پس از تاریخ ثبت شرکت در نظر گرفته شده است. با این حال، توصیه میشود شرکتهای تازه تاسیس بلافاصله پس از ثبت و دریافت شناسه ملی، نسبت به پیگیری امور مربوط به پلمپ دفاتر خود اقدام کنند تا از رعایت دقیق مهلتها اطمینان حاصل نمایند.
تاثیر حذف دفاتر فیزیکی و الکترونیکی شدن بر مهلتها از سال ۱۴۰۴
نکته بسیار حائز اهمیت آن است که با وجود الکترونیکی شدن کامل فرآیند پلمپ دفاتر و حذف دفاتر فیزیکی از سال ۱۴۰۴، اصل تکلیف قانونی مبنی بر پلمپ دفاتر و همچنین مهلتهای مقرر برای انجام آن، همچنان پابرجا و لازمالاجرا است.
همانطور که در بخشهای قبلی اشاره شد، برای پلمپ الکترونیکی دفاتر سال ۱۴۰۴، مهلت قانونی همان پایان اسفند ۱۴۰۳ است. الکترونیکی شدن فرآیند، صرفاً شیوه انجام تکلیف را تغییر داده و آن را تسهیل نموده است، اما ماهیت و ضرورت رعایت زمانبندی آن را از بین نبرده است.
منطق الزام به پلمپ دفاتر “قبل از شروع سال مالی” کاملاً روشن است. دفاتر قانونی باید از اولین روز سال مالی آماده ثبت اولین رویداد مالی باشند. اگر پلمپ دفاتر پس از شروع سال مالی انجام شود، این سوال مطرح میشود که رویدادهای مالی رخ داده از ابتدای سال تا تاریخ پلمپ، چگونه و در کجا ثبت شدهاند. ثبت این رویدادها در دفاتری که بعداً پلمپ شدهاند، یا در دفاتر پلمپ نشده (که فاقد اعتبار قانونی است)، یا عدم ثبت آنها، همگی میتواند اعتبار کل دفاتر آن سال مالی را زیر سوال ببرد. بنابراین، پلمپ پیش از موعد، تضمین میکند که تمامی رویدادهای مالی از ابتدا تا انتهای سال مالی، در یک بستر قانونی، معتبر و غیرقابل دستکاری ثبت و ضبط میشوند.
عدم توجه به این مهلتها، حتی اگر سهوی و ناشی از فراموشی یا ناآگاهی باشد، میتواند منجر به تعلق جرائم و رد دفاتر از سوی سازمان امور مالیاتی شود. این امر نشاندهنده اهمیت و سختگیری قانونگذار در خصوص رعایت این تکلیف زمانی است. بنابراین، تمامی فعالان اقتصادی مشمول، باید تقویم مالیاتی خود را به دقت تنظیم کرده و مهلت پلمپ دفاتر را به عنوان یکی از اولویتهای مهم در پایان هر سال مالی برای سال مالی بعد، مد نظر قرار دهند.
سامانه پلمپ دفاتر
سامانه پلمپ دفاتر به عنوان بستر الکترونیکی نقش مهمی در تسهیل و تسریع این امر ایفا میکند. متقاضیان میتوانند با مراجعه به آدرس http://irsherkat.ssaa.ir وارد سامانه پلمپ دفاتر شوند. برای ورود به سامانه، نیاز به نام کاربری و رمز عبور است.
در صورت عدم عضویت در سامانه، متقاضی می تواند با کلیک بر روی گزینه ثبت نام، نسبت به ایجاد حساب کاربری خود اقدام نماید.
- پس از ورود به سامانه، از منوی سمت راست گزینه ثبت درخواست پلمپ را انتخاب نمایید.
- در این مرحله، نوع شخصیت (حقیقی یا حقوقی) و سال مالی مورد نظر را مشخص کنید.
- سپس با تکمیل فرم های مربوطه، اطلاعات دقیق مربوط به فعالیت خود را وارد نمایید. در بخش اطلاعات دفاتر، نوع و تعداد هر یک از دفاتر مورد نیاز را مشخص کنید. پس از اتمام فرآیند ثبت اطلاعات، بر روی گزینه ثبت نهایی کلیک کنید.
- در مرحله بعد، هزینه های قانونی مربوط به پلمپ دفاتر به صورت الکترونیکی و از طریق درگاه های پرداخت موجود در سامانه قابل پرداخت است؛ پس از پرداخت موفقیت آمیز، رسید الکترونیکی صادر خواهد شد.
- در این مرحله، متقاضی موظف به بارگذاری مدارک مورد نیاز به صورت الکترونیکی در سامانه است. لیست کامل مدارک مورد نیاز در بخش راهنمای سامانه قابل مشاهده است. پس از بارگذاری هر یک از مدارک، بر روی گزینه ارسال کلیک کنید.
در هر مرحله از فرآیند پلمپ دفاتر، متقاضی با مراجعه به بخش پیگیری درخواست، از وضعیت درخواست خود مطلع میشود. در این بخش، شماره رهگیری درخواست برای پیگیری الزامی است. متقاضیان پس از ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی، می توانند از طریق سامانه پلمپ دفاتر و با وارد کردن شناسه ملی و کد رهگیری، نسبت به پیگیری وضعیت درخواست خود اقدام نمایند.
مدارک مورد نیاز اخذ پلمپ دفاتر
همانطور که در بخش قبل اشاره شد، با الکترونیکی شدن کامل فرآیند پلمپ دفاتر از سال ۱۴۰۴ و حذف دفاتر فیزیکی، نیاز به ارائه فیزیکی بسیاری از مدارک که در گذشته مرسوم بود، به حداقل رسیده یا کاملاً حذف خواهد شد. اطلاعات هویتی و شرکتی عمدتاً از طریق استعلام برخط از پایگاههای داده دولتی (مانند سازمان ثبت احوال و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور) و با استفاده از شناسههای یکتا مانند کد ملی، شناسه ملی شرکت و شماره رهگیری پرونده مالیاتی، و همچنین از طریق گواهی امضای الکترونیکی، راستیآزمایی و تایید میشود.
با این حال، برای آگاهی از رویههای گذشته (که ممکن است در دوره گذار یا برای تکمیل اطلاعات در سامانهها همچنان به نوعی مطرح باشند) و همچنین برای درک بهتر ماهیت اطلاعات مورد نیاز، مدارک لازم برای اشخاص حقیقی و حقوقی در سیستم سنتیتر به شرح زیر بوده است:
مدارک لازم برای اشخاص حقیقی
- کپی خوانا از کارت ملی متقاضی.
- کپی خوانا از تمامی صفحات شناسنامه متقاضی.
- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر که از سامانه جامع ثبت شرکتها دریافت، چاپ و توسط متقاضی مهر و امضا شده باشد.
- در برخی موارد، بسته به نوع فعالیت و تشخیص مرجع ثبتی، ممکن بود مدارک دیگری مانند کپی پروانه کسب معتبر نیز درخواست شود.
مدارک لازم برای اشخاص حقوقی
- کپی خوانا از کارت ملی و تمامی صفحات شناسنامه مدیرعامل و کلیه اعضای هیئت مدیره که طبق اساسنامه و آخرین روزنامه رسمی تغییرات، حق امضای اسناد تعهدآور شرکت را دارند.
- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر (دو نسخه) که از سامانه جامع ثبت شرکتها دریافت، چاپ و به مهر شرکت ممهور و توسط صاحبان امضای مجاز شرکت امضا شده باشد.
- کپی خوانا از روزنامه رسمی آگهی تاسیس شرکت.
- کپی خوانا از روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبت شده شرکت، بهویژه تغییرات مربوط به مدیران، صاحبان امضای مجاز، آدرس قانونی شرکت و هرگونه تغییر دیگری که در اساسنامه رخ داده باشد. این روزنامه باید دارای اعتبار باشد.
در صورتی که امور پلمپ دفاتر توسط وکیل یا نماینده قانونی شرکت انجام میشد، ارائه معرفینامه رسمی از طرف شرکت یا وکالتنامه معتبر الزامی بود.
جمع بندی
پلمپ دفاتر قانونی، یک تکلیف بنیادین و غیرقابل اغماض برای کلیه اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل گروه اول در نظام اقتصادی ایران است. این اقدام، فراتر از یک الزام اداری، سنگ بنای شفافیت مالی، مبنای محاسبات دقیق مالیاتی و ابزاری برای پیشگیری از اختلافات و جرائم محسوب میشود. همانطور که در این گزارش به تفصیل بررسی شد، اهمیت این دفاتر در ارائه اظهارنامه مالیاتی، اخذ کارت بازرگانی و حفظ اعتبار تجاری کسبوکارها انکارناپذیر است.
حسابداربرتر
سوالات متداول
آخرین مهلت پلمپ الکترونیکی دفاتر سال ۱۴۰۴ چه زمانی است؟
آخرین مهلت پلمپ الکترونیکی دفاتر سال ۱۴۰۴، پایان اسفند ماه ۱۴۰۳ میباشد.
جریمه عدم ارائه یا رد دفاتر قانونی چیست؟
جریمه عدم ارائه یا رد دفاتر قانونی، ۲۰ درصد مالیات متعلقه و محرومیت از معافیتهای مالیاتی است.