تحریر دفاتر قانونی در حسابداری

تحریر دفاتر قانونی در حسابداری یکی از امور حسابداری بسیار مهمی است که هر بنگاه و مجموعه اقتصادی بر اساس قانون تجارت موظف به انجام آن است. در دفاتر قانونی، اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی یک مجموعه بر اساس تاریخ وقایع به صورت منظم نگاشته و ثبت می شوند. این اطلاعات در مواقع مورد نیاز می توانند بسیار مفید و کارآمد باشند. تحریر دفاتر قانونی به تخصص و دقت فراوانی نیاز دارد. بنابراین تنها حسابداران یک مجموعه می توانند به صورت کامل و بدون نقص این دفاتر را کامل کنند. در این مقاله می خواهیم به نحوه تحریر دفاتر قانونی، نکات و قوانین مربوط به آن ها بپردازیم.

تحریر دفاتر قانونی در حسابداری چیست؟

به ثبت تمامی رویدادهای مالی یک مجموعه در دفاتر قانونی، تحریر دفاتر قانونی می گویند. در خدمات حسابداری، دفاتر قانونی دفاتری هستند که به ثبت رویدادهای مالی اختصاص یافته اند. این دفاتر دارای بخش های مختلفی می باشند که هر کدام از این بخش ها باید بر اساس اطلاعات خاصی تکمیل شوند. به زبانی دیگر در دفاتر قانونی اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی یک شرکت پس از ثبت اسناد، نگهداری خواهند شد.

اوراق این دفاتر توسط اداره ثبت به ترتیب شماره گذاری شده و با مهر سربی وزارت دادگستری پلمپ می شود. هر شخص حقیقی و حقوقی که مشمول مالیات باشد، باید رویدادهای مالی خود را در دفاتر قانونی ثبت نماید.

تحریر دفاتر قانونی و تحویل آن ها به اداره مالیات پیش از پایان سال مالی است. یعنی مودیان باید قبل از پایان یافتن سال مالی دفاتر قانونی را به اداره مالیات تحویل دهند. در واقع هر واحد تجاری باید تا پایان سال مالی دفاتر قانونی خود را جهت پلمپ به اداره مالیات ارسال نماید.

اهمیت و ضرورت تحریر دفاتر قانونی

تحریر دفاتر قانونی از اهمیت و ضرورت بسیار فراوانی برخوردار است. در این دفاتر وضعیت تمامی حساب های یک واحد تجاری و رویدادهای مالی آن ثبت خواهند شد. بنابراین این دفاتر به عنوان یک مرجع معتبر و موثق برای وضعیت مالی یک شرکت به حساب می آیند. تمامی جزئیات یک حساب از جمله تاریخ، مقدار معامله، مانده بستانکار یا بدهکار و … در این دفتر ثبت می شوند. بنابراین استفاده کننده در هر زمان می تواند به این اطلاعات دست پیدا کند.

عدم تهیه و تحریر دفاتر قانونی شامل پرداخت جریمه های نقدی خواهد بود. عدم ارائه دفاتر شامل جریمه نقدی 20 درصد مالیات و رد این دفاتر شامل جریمه 10 درصدی مالیات می شود. در دفاتر قانونی، رویدادها بر اساس زمان دسته بندی خواهند شد. در نتیجه دسترسی به اطلاعات معاملات بسیار آسان است.

تحریر انواع دفاتر قانونی

قبل از آن که به نحوه تحریر دفاتر قانونی بپردازیم، باید این نکته را ذکر کنیم که دفاتر قانونی دارای انواع مختلفی هستند. نحوه کامل کردن هر دفتر قانونی با دفتر قانونی دیگر متفاوت است. به طور کلی دو دسته اصلی و مهم دفاتر قانونی دفتر روزنامه و دفتر کل می باشند.

دفتر روزنامه

دفتر روزنامه دفتری است که کلیه اطلاعات جزئی مربوط به رویدادهای مالی یک شرکت به صورت کامل در آن ثبت می شوند. معاملات اوراق تجاری، مخارج شخصی برداشت شده، مطالبات و دیون، صادرات و واردات و … جزء این اطلاعات هستند. دفاتر روزنامه به دو صورت عمومی و اختصاصی وجود دارند. در دفاتر عمومی تمام رویدادهای مالی شرکت درج می شوند. اما دفاتر اختصاصی تنها به برخی از رویدادهای مالی خاص اختصاص دارند.

دفتر کل

دفتر کل، دفتری می باشد که تنها سرفصل های مهم حسابداری در آن درج می شوند و اطلاعات جزئی در آن نوشته نخواهد شد. جمع بستانکاران، بدهکاران، جمع دارایی، سرمایه، صندوق و … جزء این اطلاعات می باشند. تحریر دفاتر قانونی کل و تکمیل آن ها بر اساس اطلاعات موجود در دفاتر روزنامه صورت می گیرد. در واقع تمامی معاملات ثبت شده در دفتر روزنامه باید تا پایان هر ماه و حداکثر تا نیمه ماه بعدی به دفتر کل منتقل شوند.

تحریر دفاتر قانونی چگونه است؟

تحریر دفاتر قانونی یکی از خدمات حسابداری است که باید با دقت، تمرکز و آرامش زیادی انجام شود. زیرا هر گونه اشتباه در درج معاملات سبب ایجاد مشکلات مالی خواهد شد. تحریر این دفاتر باید بدون هیچ گونه غلط املائی، خط خوردگی و یا غلط گیری باشد. اطلاعات مربوط به هر ردیف و هر ستون دفتر باید در همان ردیف و همان ستون درج شود. نوشتن اطلاعات باید با خط خوانا صورت گیرد تا کج فهمی و غلط خوانی رخ ندهد. بهتر است تحریر این دفاتر با روان نویس سیاه صورت گیرد. به صورت کلی دفاتر قانونی دارای بخش های زیر می باشند.

• ردیف: در قسمت ردیف باید شماره رویداد نوشته شود.
• تاریخ: تمامی رویدادهای مالی بر اساس تاریخ طبقه بندی خواهند شد. بنابراین ثبت درست تاریخ مهم است.
• شرح: محل نوشتن نام و عنوان حساب
• بدهکار و بستانکار: مبلغ حساب در این قسمت ها باید به ریال درج شود.
• تشخیص: محل مشخص کردن بدهکار بودن یا بستانکار بودن حساب
• شماره روزنامه: ثبت شماره ردیف دفتر روزنامه
• مانده: محل ثبت مانده حساب

قوانین تحریر دفاتر روزنامه

تحریر دفاتر قانونی روزنامه با تحریر دفاتر کل متفاوت است. بنابراین نوشتن رویدادها در هر کدام از این دفاتر به رعایت قوانین خاصی نیاز دارد. در ادامه به برخی از این نکات و قوانین می پردازیم.

• بهتر است رویدادهای مالی در آن به صورت روزانه ثبت شوند.
• بستانکاران را در سمت چپ دفتر و بدهکاران را در سمت راست دفتر می نویسند.
• انتهای اسناد در آن با یک خط مورب بسته خواهد شد.
• اولین سطر از هر صفحه مخصوص نقل از صفحه قبل و آخرین سطر از هر صفحه مخصوص نقل به صفحه بعد است.
• شماره صفحه دفتر روزنامه در بالای سند حسابداری درج می شود.
• اطلاعات باید روی خط ها نوشته شوند و هیچ خطی خالی نباشد.
• اعداد همیشه در سمت راست نوشته می شوند.

قوانین تحریر دفاتر قانونی کل

تحریر دفاتر قانونی کل به عنوان یکی از مهم ترین خدمات حسابداری دارای قوانین و نکات خاصی است. در این بخش می خواهیم به نحوه تحریر دفاتر کل بپردازیم.

• در بخش حساب باید عنوان حساب مربوطه درج شود.
• در قسمت تشخیص، بدهکار یا بستانکار بودن حساب به صورت بد و بس نوشته می شود.
• تفاضل بدهکاران و بستانکاران در بخش باقی مانده ثبت خواهد شد.
• ثبت معاملات در این دفتر به صورت ماهانه صورت می گیرد.
• بهتر است اطلاعات دفتر روزنامه ظرف مدت 15 روز به دفتر کل منتقل شوند.